Google Apps para Educación: Colaboración entre profesores y alumnos

Google definitivamente está revolucionando nuestra cotidianeidad. Ya no solo es el gigante de las búsquedas que pone a nuestra disposición casi cualquier dato, sino que también ofrece soluciones a docentes y estudiantes a través de Google Apps para Educación.

Se trata de un paquete de herramientas gratuitas para centros educativos que cuenten con un dominio propio, las cuales facilitan la colaboración entre profesores y alumnos. Al estar en la nube, estas pueden ser utilizadas en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

Usando este conjunto de herramientas 2.0, los centros educativos cuentan con un correo corporativo y almacenamiento extra, sin tener que pagar nada. Además, pueden crear un entorno de trabajo colaborativo dentro de la propia institución y con otros centros educativos, de forma simultánea.

Herramientas incluidas en Google Apps para Educación 

Las herramientas de Google Apps para Educación son fáciles de usar, pero si se tiene alguna duda o inconveniente, la empresa ha publicado tutoriales para guiar su uso. Además resultan muy cómodas, ya que permiten trabajar sin necesidad de instalar ningún software ni hardware específico. Estas son:

Correo Gmail

Gmail es la aplicación de correo electrónico más popular en todo el mundo. Cuando se accede a su plataforma a través de Google Apps para Educación, los usuarios pueden disponer de cuentas con dominio propio y hasta 25 GB de almacenamiento gratis. La aplicación dispone de bandeja de entrada totalmente ordenada, ya que clasifica por categorías todos los mensajes que se reciban.

Además bloquea el correo basura antes de que llegue a la bandeja de entrada. Su estructura está diseñada para que sus usuarios puedan recibir correos al instante, ubicarlos rápidamente, leerlos y responderlos, aun no estando conectado a internet. Por si fuera poco, Gmail tiene compatibilidad con distintos proveedores, por lo que permite revisar desde su plataforma varias cuentas.

Google Classroom

Este es un servicio web gratuito para centros educativos que permite a alumnos y profesores ahorrar tiempo, comunicarse y organizarse de una mejor manera, al facilitar la creación de clases, asignación de tareas y el envío de comentarios. Las tareas pueden verse en la página Trabajo, en el tablón de anuncios o en el calendario de la clase. Además, todos los materiales de la clase se archivan automáticamente en carpetas de Google Drive.

Funciona con documentos y formularios de Google. Además, no contiene anuncios ni tampoco utiliza los los datos de los alumnos con fines publicitarios. Con Classroom los alumnos pueden compartir recursos entre sí e interactuar en el tablón de anuncios o por correo electrónico, mientras que los profesores tienen la posibilidad de ver quién ha completado el trabajo y quién no, y puntuar directamente en tiempo real.

Google Drive

Con la herramienta Drive, Google pone a disposición de sus usuarios 15 GB de almacenamiento online gratis para guardar archivos de todo tipo, como fotos, artículos, diseños, dibujos, grabaciones y vídeos, entre otros. Además pueden editarse en línea y ser compartidos con permiso de edición o de solo lectura, sin necesidad de enviar archivos adjuntos por correo electrónico, con lo que se  posibilita la revisión y documentación del progreso individual, grupal o propio.

El procesador de texto de Drive, que incluye herramientas de referencia tales como diccionario, investigación y citación de bibliografía, ayuda a simplificar el trabajo. A los archivos almacenados en Drive se les puede acceder desde cualquier smartphone, tablet u ordenador, en cualquier momento, lo que permite a reducir significativamente el uso de papel.

Google Calendar

Dedicar menos tiempo a la planificación y más al trabajo ahora es posible con Google Calendar.  Esta aplicación es ideal para organizar clases, talleres, eventos con los padres y mucho más, ya que se pueden programar eventos rápidamente consultando la disponibilidad de todos. Los calendarios creados con esta herramienta de Google pueden tener uno o varios administradores, lo que hace posible la personalización.

Además se sincronizan entre sí, se comparten y se integran perfectamente con otros productos de Google como Gmail, Drive, Contactos, Sites y Hangouts, lo que hace que todos los involucrados puedan saber en todo momento cuál es el próximo evento. Su versatilidad posibilita la migración de cualquier calendario desde Exchange, Outlook o iCal, o bien directamente desde archivos .ics y .csv.

Grupos de Google

Compartir información, enlaces y documentos con listas de correos creadas previamente, es mucho más fácil si se hace a través de grupos. Grupos de Google permite crear un grupo online general o segmentado por cada ciclo, departamento, equipo educativo, para compartir información, organizar reuniones y enviar correos electrónicos, entre otras tareas. Esta herramienta utiliza un editor de texto enriquecido para personalizar las entradas mediante fuentes, colores e imágenes.

Con esta aplicación, se puede cambiar en cualquier momento el tipo de grupo para que se adapte mejor al flujo de trabajo y al estilo de los mensajes. Incluso, existe la opción de convertir un grupo en una lista de correo electrónico o en un foro web.  También se pueden organizar los grupos como páginas favoritas y en carpetas, o seguirlos por correo electrónico e identificar rápidamente las entradas no leídas.

Google Sites

Si se necesita crear un sitio en internet, Google Sites es una forma fácil y gratuita de crear y compartir páginas web, sin necesidad de tener conocimientos de programación. De esta manera se puede colaborar con otras personas para crear páginas atractivas y de calidad para un equipo, proyecto o evento, que se mostrarán perfectamente en cualquier tipo de pantalla, ya sea en un ordenador o en un smartphone.  .

Los sitios creados a través de Google Sites pueden ser públicos o privados e incluir textos, fotografías, vídeos, calendarios y archivos adjuntos. Usando esta herramienta colaborativa de Google se puede mostrar el trabajo de un equipo y acceder a todo su contenido de G Suite, tanto si se trata de una carpeta de Drive como de un archivo de Documentos de Google, o incluso de un calendario compartido.

Otras aplicaciones

Con Google Apps para Educación también es posible integrar otros servicios del gigante de internet, tales como Google Fotos, anteriormente Picasa, Blogger, Google Maps, así como otras herramientas de Google.

¿Qué hacer para usar estas herramientas?

1. Inscribe tu centro educativo a través del formulario de registro de Google Apps for Education, y coloca los datos que te solicitan.
2. Para usar este servicio debes contar con un dominio propio y verificar su propiedad, iniciando sesión en tu consola de administración y posteriormente clicando en el enlace que se muestra en la parte superior del panel de control.
3. De una a dos semanas, Google revisará tu solicitud y se pondrá en contacto por email. Una vez que tu solicitud haya sido confirmada, podrás añadir usuarios a tu cuenta y configurar las diferentes aplicaciones que necesites.